PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) sebagai bagian dari Kimia Farma Group yang bergerak dalam bidang distribusi dan perdagangan produk kesehatan terus berupaya membangun dan mempertahankan integritas bisnis yang tinggi. Salah satu ancaman utama terhadap integritas ini adalah praktik gratifikasi, yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan dan merusak reputasi. Dalam hal ini, KFTD telah mengambil berbagai langkah untuk mengatasinya, yakni dengan mengimplementasikan kebijakan yang kuat dan sistem manajemen yang efektif.ย
Penerapan Kebijakan Anti-Gratifikasi
KFTD telah menyusun kebijakan anti-gratifikasi yang jelas dan komprehensif, yang mencakup definisi, contoh, dan konsekuensi dari tindakan gratifikasi. Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang mendalam tentang apa itu gratifikasi dan mengapa hal itu berbahaya bagi integritas perusahaan.
Kebijakan anti-gratifikasi ini disosialisasikan secara luas kepada seluruh karyawan melalui berbagai media. Selain melalui pelatihan dan workshop, perusahaan juga menggunakan media komunikasi internal, seperti buletin, email, dan intranet untuk menyebarkan informasi mengenai kebijakan dan pentingnya mematuhi aturan tersebut.
Menyediakan Sistem Pelaporan yang Efektif
KFTD telah membentuk Unit Pengendalian Internal yang bertanggung jawab atas pengawasan kepatuhan terhadap kebijakan anti-gratifikasi. Unit ini juga mengelola sistem pelaporan (whistleblowing) yang memungkinkan karyawan untuk melaporkan dugaan gratifikasi secara anonim dan aman.ย
Adapun sistem whistleblowing ini mencakup saluran pelaporan yang beragam, seperti hotline, email, dan aplikasi pelaporan online lainnya. Sistem ini akan menjamin kerahasiaan identitas pelapor dan melindungi mereka dari tindakan pembalasan. Setelah mendapat laporan, tim ini akan menyelidiki setiap dugaan gratifikasi dan mengambil tindakan yang diperlukan berdasarkan hasil investigasi.
Implementasi ISO 37001: Sistem Manajemen Anti-Penyuapan
KFTD menerapkan ISO 37001 yang memberikan kerangka kerja untuk mengelola risiko penyuapan, termasuk gratifikasi. Salah satu elemen penting dari ISO 37001 adalah menerapkan kontrol internal yang ketat untuk mencegah terjadinya gratifikasi, seperti prosedur verifikasi dan persetujuan berjenjang.ย
KFTD juga melakukan audit internal dan eksternal secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan anti-gratifikasi dan standar ISO 37001. Kemudian, berdasarkan temuan audit, KFTD akan mengambil tindakan korektif dan pencegahan yang diperlukan.ย
Itulah beberapa langkah-langkah yang dilakukan KFTD untuk menjaga integritas bisnis dan mengatasi bahaya gratifikasi. Langkah-langkah ini tidak hanya melindungi perusahaan dari risiko hukum dan reputasi, tetapi juga membangun budaya integritas yang kuat di perusahaan.